Pengertian Komunikasi Organisasi

Definisi Menurut Para Ahli, Makalah, Jurnal, Arus, Jaringan Komunikasi

Pengertian KomunikasiOrganisasi Definisi Menurut Para Ahli, Makalah, Jurnal, Arus, Jaringan - Komunikasi Organisasi - Beberapa penelitian mengungkapkan bahwa komunikasi menunjukkan korelasi dengan pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Penelitian Fred T. Allen mengungkapkan bahwa karyawan yang memiliki informasi yang lebih baik akan menjadi karyawan yang baik pula.

Definisi Komunikasi OrganisasiMenurut Para Ahli - Organisasi merupakan suatu kesatuan atau perkumpulan yang terdiri atas orang-orang/bagian-bagian yang di dalamnya terdapat aktivitas kerja sama berdasakan pola dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan bersama.

Bila organisasi dikaitkan atau diterapkan terhadap kelompok manusia, maka dapat disimpulkan bahwa 

·         Kelompok secara keseluruhan, mempunyai tujuan primer, 

·         Anggota kelompok bekerja sebagai suatu unit untuk mencapai sasaran primer mereka, 

·         Setiap individu mempunyai fungsi yang didesain yang memberikan    kontribusi    melalui    pencapaian    tujuan    atau   sasaran, 

·         Pekerjaan setiap orang akan tidak mungkin atau tidak terlepas dari usaha-usaha orang lain, 

·         Setiap anggota berhubungan dengan anggota-anggota lain dari kelompok ini dengan cara khusus (Gerald, 19).

        Komunikasi penting bagi organisasi dan informasi penting bagi komunikasi yang efektif. Seseorang yang mengendalikan informasi akan mengendalikan kekuatan organisasi. Struktur organisasi ditentukan oleh keefektifan komunikasi. Ketika organisasi diharuskan mencapai tujuan, maka anggota-anggota yang berada dalam strukturnya akan bekerja sesuai dengan jabatan dan fungsinya untuk mencapai tujuan dimaksud. Setiap struktur saling melengkapi dan mempengaruhi antara satu dengan lainnya. Konsekuensinya, angggota-anggota di dalamnya akan saling berhubungan melalui metode-metode pencapaian tujuan. Dengan demikian, anggota-anggota organisasi tersusun ke dalam sistem yang saling berhubungan yang mampu menginterpretasikan pesan, baik yang datang dari anggota kelompok/organisai itu sendiri maupun yang datang dari luar, atau mampu mengkomunikasikan sesuatu kepada siapa dan dengan cara apa. 

        Komunikasi dalam organisasi dapat terjadi dalam bentuk kata-kata yang ditulis atau diucapkan, gesture, atau simbol visual, yang menghasilkan perubahan tingkah laku di dalam organisasi, baik antara manajer-manajer, karyawan-karyawan, dan asosiasi yang terlibat dalam pemberian ataupun mentransfer komunikasi. Hasil akhirnya adalah pertukaran informasi dan pengiriman makna atau proses aktivitas komunikasi dalam organisasi.

Secara spesifik aktivitas komunikasi organisasi ada tiga, yaitu:

1.       Operasional-Internal, yakni menstruktur komunikasi yang dijalankan dalam sebuah organisasi dalam  rangka        mencapai tujuan-tujuan kerja.

2.       Operasional-Eksternal, yakni struktur komunikasi dalam organisasi yang berkonsentrasi pada pencapaian            tujuan-tujuan kerja yang dilaksanakan oleh orang dan kelompok di luar organisasi.

3.       Personal, yakni semua perubahan insidental dan informasi dan perasaan yang dirasakan oleh manusia yang        berlangsung kapan saja mereka bersama (Lewis, dalam Rahman, 2000:3).

Jaringan dan Arus Komunikasi Organisasi

a.  Jaringan Komunikasi Organisasi

Jaringan merupakan sebuah sistem dari garis komunikasi yang berhubungan dengan pengirim dan penerima di dalam sebuah fungsi sosial organisasi, yang mempengaruhi prilaku individu yang bekerja di dalamnya dan posisi individu yang bekerja dalam jaringan terebut serta memainkan peranan kunci dalam menentukan perilaku, dan perilaku orang yang mereka pengaruhi.

Lewis membagi  4  (empat)   fungsi  jaringan  komunikasi,   yaitu :

1.       Keteraturan jaringan, 

2.       Temuan-temuan/inovatif jaringan, 

3.       Keutuhan integratif/pemeliharaan jaringan, dan 

4.       Jaringan informatif-instruktif. Tiap jaringan tersebut berhubungan antara satu atau lebih tujuan   pengorganisasian (misalnya, kecocokan, penyesuaian, moral, dan institusionalisasi).

Keempat fungsi jaringan komunikasi tersebut dijelaskan sebagi berikut:

• Jaringan komunikasi yang teratur berhubungan dengan tujuan organisasi mengenai jaminan kesesuaian untuk perencanaan, jaminan produktivitas, termasuk kontrol-kontrol, pesanan-pesanan, bentuk-bentuk perintah dan feed beck (umpan balik) sub ordinat dengan superior (yang lebih tinggi dalam tugas aktivitas. Contoh: pernyataan kebijakan dan aturan-aturan.

• Jaringan komunikasi inovatif berusaha keras untuk memastikan adaptasi organisasi terhadap pengaruh internal dan eksternal (teknologi, sosiologi, pendidikan, ekonomi, politik) dan dukungan terhadap kelanjutan produktivitas dan keefektifan, termasuk pemecahan masalah, adaptasi untuk perubahan strategis, dan proses implementasi ide baru. Contoh: sistem sugesti dan pertemuan partisipasi pemecahan masalah.

• Jaringan komunikasi integratif/pemeliharaan termasuk perasaan terhadap diri sendiri, gabungan (solidaritas) dan kerja yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi, utamanya masalah moral karyawan. Secara tidak langsung dihubungkan dengan institusionalisasi yang melibatkan organisasi diri dan mengambil jarak terhadap desas-desus, informal (tidak resmi), misalnya selentingan, pujian yang berlebihan, dan promosi.

• Jaringan komunikasi informatif-instruktif bertujuan untuk menjamin tujuan yang lebih cocok, sesuai, bermoral, dan institusional. Dengan demikian akan meningkatkan produktivitas dan keefektifan. Hal ini meliputi pemberian dan perolehan informasi tidak diasosiasikan dengan jaringan komunikasi lain. Instruksi ini mensubordinasi persyaratan pekerjaan lebih awal, sebagai contoh:catatan buletin, publikasi perusahaan dan kegiatan pelatihan.

Memandang kondisi komunikasi organisasi sebagai jaringan informasi mengimplikasikan hakikat dan dinamika prilaku. Selain itu dengan adanya sistem komunikasi sebagai kelompok sub sistem, maka akan memudahkan kita untuk mengetahui tentang keempat sub sistem yang utama tersebut.

b.   Arus Komunikasi Organisasi

Pola komunikasi dan aktivitas organisasi sangat tergantung pada tujuan, gaya manajemen, dan iklim organisasi yang bersangkutan, artinya bahwa komunikasi itu tergantung pada kekuatan-kekuatan yang bekerja dalam organisasi tersebut, yang ditunjukkan oleh mereka yang melakukan pengiriman dan penerimaan pesan.

Berdasarkan fungsionalnya maka arus komunikasi yang terjadi dalam organisasi formal terdiri dari arus vertikal (dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas) dan arus horisontal (lateral atau silang).

1.    Arus Komunikasi Vertikal (Vertical Communication Flow)

      a.    Dari atas ke bawah (Downward Communication)

Komunikasi ini merupakan saluran yang paling sering digunakan dalam oganisasi. Arus komunikasi ini adalah pengiriman pesan dari pimpinan (supervisi) ke bawahan (subordinate). Arus ini digunakan untuk mengirim perintah, petunjuk, tujuan, kebijakan, memorandum untuk pekerja pada tingkat yang lebih rendah dalam organisasi. Masalah yang paling mendasar adalah bahwa komunikasi dari atas ke bawah hanya mempunyai satu arah saluran, yakni tidak menyediakan feedback (umpan balik) dari pekerja dalam organisasi itu. Asumsinya adalah bahwa jika pekerja mengetahui apa yang diketahui oleh manajer, maka mereka akan memaksakan diri untuk menyelesaikan masalah organisasi/perusahaan. Artinya, informasi mengarah pada pemahaman dan pemahaman menghasilkan tindakan-tindakan serta penyelesaian yang diinginkan.

Menurut Katz dan Kahn (dalam Rahman, 2000) ada 5 jenis tipe khusus komunikasi downward, yaitu:

·         Job Instruction (Instruksi Kerja), yakni komunikai yang merujuk pada penyelesaian tugas-tugas khusus.

·         Job Rationale (Rasio Kerja), yakni komunikasi yang menghasilkan pemahaman terhadap tugas dan         hubungan dengan pengaturan lainnya.

·         Procedure and Practice (Prosedur dan Pelaksanaan), yakni komunikasi tentang kebijakan-kebijakan, aturan-aturan, regulasi dan manfaat-manfaat yang ada.

·         Feedback (Umpan Balik), yakni komunikasi yang menghargai tentang bagaimana individu melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.

·         Indoctrinations of goals, yakni komunikasi yang dirancang dengan karakter idiologi yang memberikan motivasi karyawan tentang pentingnya suatu missi organisasi secara keseluruhan.

Dua hal yang dapat terjadi berdasarkan tipe di atas adalah keterbatasan dan ketidakjelasan. Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi dari atas ke bawah tidak berjalan efektif adalah 

• Terdapat ketidakjelasan dalam mendefinisikan   tanggung    jawab   tentang    komkunikasi   dari   atas   ke  bawah, 

·         Kurangnya pemahaman manajemen terhadap bawahannya, 

• Manajemen tidak mempunyai waktu untuk mengetahui apakah teknik komunikasi yang mereka sajikan efektif atau tidak, 
• Manajer tidak mengadakan pertemuan tatap muka antar supervisi dan non supervisi untuk membicarakan kondisi usaha dan pekerjaan, 

·         Kurangnya program pelatihan komunikasi dalam rangka mengajarkan kepada manajemen personalia tentang seni dalam memahami aturan permainan yang ada dan sasaran pekerja serta perbedaan sistem nilai yang ada.

Konsekuensi untuk menghindari terjadinya komunikasi yang tidak efektif maka manajer harus lebih banyak mengadakan pertemuan dengan para pekerjanya. Jika hal tersebut tidak dilakukan maka hasil yang muncul dapat digambarkan sebagai berikut:

• Atasan gagal dalam menjelaskan tugas-tugas para bawahan atau gagal dalam memberikan gambaran yang akurat tentang posisi mereka dalam organisasi.
• Bawahan juga gagal memahami penjelasan yang diberikan, dan mungkin mereka berada pada posisi tidak mampu atau tidak boleh mempertanyakan hal tersebut.
•  Manajer dan bawahan mungkin saja memiliki konflik tentang nilai.

Metode dasar komunikasi downward memiliki tiga elemen penting yang harus dipertimbangkan oleh manajer, yakni:

1.    Menspesifikasikan sasaran untuk mengkomunikasikannya.

2.    Memastikan bahwa isi dari komunikasi memiliki kualitas berikut:

         ·         Akurasi

         ·         Spesifikasi

         ·         Kekuatan

         ·         Orientasi dan penerima

         ·         Simplisitas

         ·         Tidak ada makna yang disembunyikan

3.    Menerapkan teknis komunikasi yang paling baik dalam rangka mendapat pesan secara efektif antar para    penerima.

Kunci utama dari komunikasi downward adalah bahwa pekerja harus bereaksi secara lebih efejktif terhadap masalah-masalah yang mereka anggap sebagai kepentingan paling personal terhadap atasannya.

Namun yang terpenting di sini adalah jika manajer dan pekerja ingin mencapai tujuan dari peran-perannya secara jelas dan memperoleh informasi yang akurat, maka setiap kelompok membutuhkan pemahaman tentang arus komunikasi.

2.    Komunikasidari bawah ke atas (Upward Communication)

Komunikasi ini adalah komunikasi yang berasal dari bawahan (subordinate) kepada atasan (supervisi) dalam rangka menyediakan feedback (umpan balik) bagi manajemen. Para pekerja menggunakan saluran komunikasi ini sebagai kesempatan untuk mengungkapkan ide-ide atau gagasan yang mereka ketahui. Asumsi dasar dari komunikasi upward ini adalah bahwa pekerja harus diperlakukan sebagai partner dalam mencari jalan terbaik untuk mencapai tujuan. Komunikasi dari bawah ke atas akan menarik ide-ide dan membantu pekerja untuk menerima jawaban yang lebih baik tentang masalah dan tanggung jawabnya serta membantu kemudahan arus dan penerimaan komunikasi dari bawahan ke atasan (manajer), yakni dalam hal ini pendengaran yang baik menghasilkan pendengar yang baik.

Komunikasi upward memiliki limatipe khusus, yaitu:

·         Informasi tentang sikap pekerja, moral dan efisiensi yang berhubungan dengan kebijakan, perencanaan, dan maslah-masalah.

·         Pengembangan yang signifikan dalam unit-unit kerja departemen.

·         Kesalahan yang menurunkan efisiensi.

·         Masalah tidak diketahui cara penyelesaiannya oleh pekerja.

Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi upward tidak berjalan efektif adalah: 

·         Banyak pekerja yang takut menganggap bahwa mengekspresikan hal-hal yang sebenarnya tentang perusahaan sangat berbahaya, 

·         Pekeja percaya bahwa jika mereka bertentangan dengan pimpinan, maka hal itu akan menghalangi promosi. Kritik dan ekspresi sejenisnya dipandang sebagai tindakan yang salah karena itu dapat membuat bawahan kelihatan jelek di mata atasan, 

·         Pekerja yakin bahwa mereka tidak tertarik dengan masalah mereka. Manajemen merupakan pengendali, berjalan berdasarkan pikirannya sendiri terlepas dari jangkauan dan pemikiran para karyawan, 

·         Pekerja merasa bahwa idenya tidak dihargai, 

·         Pekerja yakin bahwa  terdapat  kekurangan  dalam  hal  kemampuan  dan  tanggung  jawab, dan

·         Para pekerja percaya bahwa manajer tidak langsung menyelesaikan masalah.

Disamping itu kegagalan dalam komunikasi ini jika manajer menerima informasi yang salah dari bawahan, yang disebabkan antara lain: 

·         Pekerja tidak mau supervisi mempelajari segala sesuatu secara aktual dan potensial mendiskreditkan pekerja, 

·         Pekerja biasa menekankan atau menonjolkan sumbangannya terhadap perusahaan kepada atasan atau persaingannya dengan orang yang di bagian lain dalam organisasi, 

·         Kegelisahan pekerja secara pribadi, permusuhan, aspirasi dan sistem kepercayaan hampir selalu membentuk dan mewarnai interpretasi penerimaan mereka terhadap apa yang telah mereka pelajari dan terima untuk disebarkan, dan 

·         Pekerja saling bersaing untuk posisi manajer dan membiarkan para manajer untuk melaksanakan wewenangnya secara profesional dalam organisasi.

Tiga faktor yang secara konsisten berhubungan dengan komunikasi upward adalah: 

·          Bawahan mempercayai atasan, 

·         Persepsi bawahan bahwa    atasan   sangat   mempengaruhi   masa   depan   mereka   kelak,   dan 

·         Bawahan memobilisasi aspirasi.

Semua bawahan akan cenderung untuk mendistorsi komunikasi dari bawah ke atas melalui struktur kewenangan, yang akan menciptakan partisipasi yang lebih besar, kurang sekretif, dan bawahan merasa kurang tergantung pada atasan.

Terdapat beberapa faktor yang dapat mengakibatkan munculnya iklim yang kondusif terhadap distorsi, diantaranya:

a.   Strukturkewenangan dari organisasi.

Wewenang yang arbitrer dan lebih fleksibel cenderung akan meningkatkan distorsi komunikasi dari bawah ke atas, nilai dan aturan-aturan yang bertentangan, sekresi, dan ketertutupan supervisi merupakan kondisi yang cenderung menciptakan perasaan gelisah dan tidak aman antar para bawahan.

b.    Kondisi persaingan yangkuat antar para bawahan.

Persaingan dalam bentuk kalah-menang atau saling bertentangan dapat meningkatkan kegelisahan, ketidaknyamanan yang kemudian melahirkan distorsi.

c.   Distorsi komunikasi dari bawah ke atas.
Penanganan, pemunculan atau bentuk-bentuk lain dari distorsi informasi yang dilakukan oleh pekerja menimbulkan pengaruh yang berbeda pada bawahan.

d.    Kondisi umum dari sinisme dan ketidakpercayaan dalam organisasi.
Iklim seperti ini dapat melahirkan perasaan tidak aman yang selanjutnya menjadi distorsi.

Konsekuensi untuk menghindari terjadinya distorsi komunikasi maka manajer harus mampu mendorong terjadinya sebuah arus informasi yang bebas dari bawah ke atas dan menyelesaika beberapa hal, misalnya meningkatkan gambaran kerja, masalah-masalah, perencanaan, sikap, dan perasaan dari pekerja.  Di samping  itu  yang  harus  dilakukan  manajer,   diantaranya  adalah: 

·         Mempersiapkan diri dalam segala hal untuk mendengar kabar baik maupun kabar buruk, 

·         Keluar dari kantor dan memeriksa bagaimana segala sesuatu berjalan dan 

·         Mengembangkan seni pendengaran terhadap orang yang tepat.

Manajer yang mengisolasikan diri dari distorsi komunikasi akan cenderung mendapatkan masalah.


2.    Arus Komunikasi Horisontal 

Komunikasi ini merupakan arus pengiriman dan penerimaan pesan yang terjadi antar pimpinan/supervisi maupun antar bawahan/pekerja. Hasil dari beberapa studi mengungkapkan bahwa sekitar 2/3 dari organisai yang ada menggunakan arus komunikasi ini. Komunikasi horisontal dikenal sebagai komunikasi lateral atau silang dan merupakan arus dan pemahaman yang paling kuat dalam komunikasi. Komunikasi ini berfokus pada koordinasi tugas, penyelesaian masalah, pembagian informasi, dan resolusi konflik. Banyak pesan akan mengalir pada semua lini/garis tanpa melalui penyaringan.

Komunikasi horisontal sangat penting bagi pekerja pada tingkat bawah untuk selalu berkomunikasi antara supervisi/atasan maupun antara bawahan.

Daftar Pustaka 

Lewis, Philip. Tanpa tahun. Teori Organisasi dan Komunikasi. Terjemahan oleh Gazali Rahman. 2000. Universitas Hasanuddin, Makassar.